Расчет фонда оплаты труда работников в РБ

В Беларуси, как и в других странах, существуют определённые правила и нормы, регулирующие формирование и использование фонда оплаты труда. В данной статье мы рассмотрим особенности расчета фонда оплаты труда для белорусских компаний.

Тема расчета фонда оплаты труда актуальна в связи с тем, что компаниям необходимо обеспечивать эффективное управление трудовыми ресурсами и оптимизировать затраты на персонал. Знание основных принципов расчета фонда оплаты труда позволит принимать обоснованные решения в области управления персоналом и финансами.

Что такое фонд оплаты труда

Фонд оплаты труда — это плановый показатель. Планирование расходов на оплату труда — важная часть планирования в компании. Планирование расходов на оплату труда помогает составлять, планировать и вовремя корректировать бюджет компании в части расходов. 

Обычно фонд оплаты труда (ФОТ) планируют на год. Но можно планировать и на более короткие сроки. Корректное планирование ФОТ помогает поддерживать рентабельность компании, мотивировать эффективных сотрудников и не допускать переплат заработной платы.

Обычно планируют ФОТ коллегиально руководители компании, директор по персоналу и иногда собственники компании.

Как рассчитывается фонд оплаты труда

ФОТ обычно состоит из зарплатной и премиальной частей. Зарплатную часть составляют заработные платы сотрудников, а премиальную — премии и надбавки сотрудникам. Но так планируют не во всех компаниях, в некоторых премиальной части ФОТ нет. В этом случае ФОТ состоит только из зарплатной части, а премиальные выплаты планируют оперативно — по ситуации.

Для планирования ФОТ на будущий год используют обычно показатели фонда заработной платы (ФЗП) в текущем году. Такие показатели отражают в различных статистических отчетах по труду, которые компании подают в подразделения Национального статистического комитета.

Есть несколько подходов к расчету ФОТ на основе данных о выплатах работникам за прошедший период.
1. На основе средних значений заработных плат
Для планирования ФОТ в этом случае потребуется определить среднюю численность сотрудников компании и их среднюю заработную плату. Для этого заработные платы всех сотрудников за месяц делят на количество сотрудников в этом месяце. Полученную среднюю месячную заработную плату  умножают на среднее количество работников и на 12. Получаем годовой показатель затрат на заработную плату. Из этой суммы затрат можно прогнозировать затраты в случае найма новых сотрудников при расширении компании. 
2. На основе данных о прибыли компании
В этом подходе рассчитывают планируемую прибыль компании, от которой отнимают налоги и другие планируемые расходы компании. Сумма в остатке позволяет планировать расходы на оплату труда работников. Большая сумма в остатке дает возможность планировать повышение заработной платы, расширение штата. 

Что такое фонд заработной платы компании

В отличие от ФОТ фонд заработной платы (ФЗП) — это совокупность всех расходов на оплату труда работников предприятия. Речь идет о фактически начисленных работникам суммах, до удержания с этих сумм «зарплатных» налогов. Из фонда заработной платы труда компания уплачивает налог, взносы на социальное страхование, страховые взносы в Белгосстрах. Также фонд заработной платы помогает рассчитать средний заработок в компании до уплаты налогов.

Фонд заработной платы — это важный показатель, который отражает затраты организации на персонал и позволяет оценить эффективность использования трудовых ресурсов.

Фактически выплаченную в компании сумму заработных плат можно узнать после вычета из фонда заработной платы всех обязательных платежей — налогов и сборов.

Какие выплаты входят в состав фонда заработной платы

В фонд заработной платы включают следующие выплаты:

1. Заработную плату за выполненную работу и отработанное время.
2. Стимулирующие выплаты: премии, выплаты на проезд, питание, надбавки к заработной плате за различные показатели
3. Единовременные стимулирующие выплаты: материальную помощь, вознаграждения к юбилейным датам, стоимость акций, которыми поощряют работников, суммы прибыли компании, распределенной между работниками, другие стимулирующие выплаты.
4. Суммы компенсаций: доплаты за ненормированный рабочий день, за работу в ночное время, в праздники и выходные дни, за неиспользованный трудовой отпуск и другие компенсации, которые компании выплачивают работникам.
5. Оплату за неотработанное время: оплату за трудовые и социальные отпуска, оплату больничных сверх сумм пособий по временной нетрудоспособности и другие выплаты за неотработанное время.
6. Другие выплаты работникам: оплата питания и жилья для работников, компенсации топлива, стоимость товаров, которые предоставлены работникам по сниженным ценам или бесплатно (кроме случаев натуральной оплаты), стоимость проездных для работников.

Какие выплаты не входят в состав фонда заработной платы

В состав фонда заработной платы не входят в частности, следующие выплаты:

• Доплаты к пенсиям бывших сотрудников, которые делает компания за свой счет.
• Выходное пособие (компенсация) при прекращении трудового договора.
• Вознаграждения, материальная помощь, которую выплачивают работнику в связи с выходом на пенсию.
• Авторские вознаграждения.
• Стоимость подарков и материальной помощи к юбилейным датам и значимым событиям в жизни работников.
• Командировочные расходы.
• Стоимость расходов на корпоративы компании.

Особенности расчета фонда заработной платы

Фонда заработной платы определяют на календарный месяц, так как заработную плату работникам выплачивают ежемесячно. В связи с этим в фонд заработной платы включают суммы, которые относятся к определенному месяцу. 

При распределении между работниками прибыли компании суммы прибыли включают в фонд заработной платы по мере зачисления этих сумм на счета работников.

Иногда трудовые отпуска сотрудников начинаются в одном месяце, а заканчиваются в другом. В этом случае часть отпускных включают в фонд заработной платы одного месяца, а часть отпускных — в фонд заработной платы следующего месяца.

Как рассчитывается фонд заработной платы

Для расчета фонда заработной платы суммируют все выплаты, которые входят в состав фонда. Фонд заработной платы состоит из постоянных выплат (например, заработная плата) и переменных (например, премии и компенсации). Такие выплаты отражают в периодической отчетности, которую подают в Национальный статистический комитет.

Расчет фонда заработной платы помогает анализировать структуру расходов компании и эффективность планирования бюджета на заработную плату (ФОТ).

Как анализируют фонд оплаты труда 

В случае отклонений фактических выплат работникам (ФЗП) от запланированного ФОТ анализируют изменения выручки. При таких изменениях может меняться часть фонда заработной платы, которая относится к переменной части.

Когда фактические выплаты (фонд заработных плат) превысил плановые показатели (ФОТ), анализируют причины превышения расходов. Имеет смысл анализировать перерасход по отдельным категориям работников, по которым произошел перерасход. Причинами перерасхода ФОТ могут быть например:

• Найм большего количества персонала и увеличение рабочих часов.
• Повышение тарифных ставок, окладов работников.
• Возможна и экономия фонда заработной платы — когда расходы на выплаты работникам ниже, чем запланированные. Это может быть например, при удешевлении производства, росте выручки без снижения заработных плат.
• Для анализа затрат компании на фонд заработной платы и экономии таких затрат анализируют ряд факторов, которые влияют на размер заработных плат. Например, продолжительность рабочего дня, объем работы, которую выполняют сотрудники в среднем за час.

Почему важно планировать ФОТ

Прежде всего, фонд оплаты труда имеет значение для определения себестоимости продукции компании. Также планирование фонда оплаты труда в компании важно по нескольким причинам:
1. Контроль расходов.
Планирование ФОТ помогает контролировать расходы на оплату труда и избегать перерасхода средств. Это особенно важно для компаний, которые работают в условиях ограниченных ресурсов или стремятся к повышению эффективности использования средств.
2. Справедливость и прозрачность.
Планирование позволяет установить справедливую систему оплаты труда, которая будет учитывать вклад каждого сотрудника в достижение целей компании. Это способствует повышению мотивации сотрудников и снижению текучести кадров.
3. Соответствие законодательству.
Планирование помогает соблюдать требования законодательства в области оплаты труда, что снижает риски штрафов и судебных разбирательств.
4. Стратегическое планирование.
Планирование ФОТ является частью общего стратегического планирования компании. Оно позволяет определить потребности в персонале, оценить затраты на его содержание и разработать меры по оптимизации этих затрат.
5. Прогнозирование и бюджетирование.
Планирование даёт возможность прогнозировать расходы на оплату труда на определённый период времени и включать их в общий бюджет компании. Это помогает обеспечить финансовую стабильность и устойчивость бизнеса.
6. Управление рисками.
Планирование ФОТ позволяет учитывать возможные риски, связанные с изменением экономической ситуации, колебаниями рынка труда и другими факторами. Это позволяет компании быть более гибкой и адаптивной к изменениям внешней среды.
7. Оценка эффективности.
Планирование предоставляет возможность оценивать эффективность системы оплаты труда и вносить необходимые корректировки для её улучшения.
В целом, планирование ФОТ — это важный инструмент управления компанией, который помогает оптимизировать расходы, повысить мотивацию сотрудников, обеспечить соблюдение законодательства и достичь стратегических целей.