Что такое аутстаффинг? 

Успешный бизнес предполагает наличие квалифицированных сотрудников, которые могут выполнять свои задачи и повышать квалификацию.

Однако компании не застрахованы от того, что сотрудник может уволиться по ряду причин, или в их регионе невозможно найти профильного специалиста. Что делать в таком случае? Поиск нового сотрудника не всегда эффективен, и не у всех организаций есть финансовые возможности для масштабирования.

В подобных ситуациях может помочь такая модель управления персоналом, как аутстаффинг, которая позволяет многим фирмам получить доступ к огромному пулу талантливых специалистов, способных оперативно решать поставленные задачи.

Что такое аутстаф? И как он работает?

Существуют разные определения аутстаффинга. Чаще всего аутстаффинг — это перевод персонала за пределы штата. Или еще: аутстаффинг — это модель увеличения размера подразделения путем найма внешних специалистов для выполнения конкретных задач по развитию.

Согласно модели аутстаффинга, удаленный персонал сосредотачивает свои усилия на выполнении проекта от заказчика в течение определенного периода времени. В свою очередь, компания-поставщик выступает в качестве официального работодателя и выполняет свои социальные обязательства в виде заработной платы, льгот, бонусов, страхования, налогов, лицензий на программное обеспечение и так далее.

Компания нанимает специалиста или команду по всему миру для выполнения задачи по разработке того или иного продукта (проекта) в установленные сроки. 

Стоит отметить, что аутстаффинг становится все более распространенным явлением, особенно после карантинных ограничений, когда многие компании потеряли возможность содержать персонал в офисных помещениях.

Кроме того, набирает обороты тенденция работы из дома, что также необходимо учитывать компаниям, стремящимся сократить свои расходы и оптимизировать кадровые ресурсы. 

Плюсы и минусы аутстаффинга

Аутстаффинг, как и любая другая модель, имеет определенные преимущества и недостатки, о которых следует знать, прежде чем использовать его на практике. Давайте сначала отметим преимущества аутстаффинга.

Преимущества аутстаффинга

• Популярность и доступность. Аутстаффинг доступен подавляющему большинству компаний. Это модель управления персоналом, которая используется во всем мире.
• Экономическая эффективность: Снижение операционных расходов. Аутстаффинг позволяет снизить затраты, связанные с наймом, адаптацией и обучением персонала. Компании избегают расходов, связанных с персоналом, работающим полный рабочий день, таких как льготы, офисные помещения и оборудование.
• Открытое управление. Удаленные сотрудники будут находиться под контролем руководства проекта. Конечно, контроль не является тотальным, но, тем не менее, у компании есть возможность оперативно оценивать усилия, направленные на реализацию поставленных задач, и при необходимости вносить коррективы в развитие проекта.
• Аутстаффинг масштабируем и быстро внедряем. Это означает, что вы можете нанять целую команду или всего несколько разработчиков для выполнения конкретной задачи в короткие сроки. Кроме того, существует возможность быстро привлекать нужных специалистов, помогая компаниям соблюдать сроки реализации проектов и быстрее внедрять инновации.
• Опыт и таланты: аутстаффинг предоставляет компаниям доступ к глобальному пулу квалифицированных специалистов, включая специалистов, которые могут быть недоступны на местном уровне.
• Делегирование непрофильных функций: Делегируя конкретные задачи фрилансерам, компании могут больше сосредоточиться на своих основных функциях и стратегических целях, что часто приводит к повышению эффективности и продуктивности в компании.

В то же время аутстаффинг имеет некоторые недостатки, о которых вам также следует знать.

Проблемы управления:

• Проблемы координации: Управление командами, укомплектованными персоналом, особенно удаленными, может быть затруднено. Чтобы все члены команды понимали друг друга, требуются надежные средства коммуникации и стратегии управления проектами. Недопонимание может привести к ошибкам, задержкам и снижению производительности.
• Различия в культуре и часовых поясах: Работа в разных культурах и часовых поясах может привести к недоразумениям и усложнить планирование. Это может замедлить сроки реализации проекта и повлиять на качество работы.

Контроль качества:

• Несоответствующее качество: Качество работы, выполняемой внештатными сотрудниками, может существенно различаться. Если внешняя команда не соответствует стандартам качества компании, это может привести к некачественным результатам и потенциально нанести ущерб репутации компании.
• Зависимость от поставщика услуг: Компании в значительной степени полагаются на аутстаффинг-провайдера, который обеспечивает квалификацию и надежность персонала. Если поставщик услуг не поддерживает высокие стандарты, компания может столкнуться с проблемами в работе и надежности аутстаффинговых сотрудников.

Риски для безопасности и конфиденциальности:

• Безопасность данных: Обмен конфиденциальной информацией с внештатными сотрудниками представляет значительный риск для безопасности. Обеспечение надлежащих мер защиты данных имеет решающее значение для предотвращения утечки данных и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
• Интеллектуальная собственность. Защита интеллектуальной собственности может быть более сложной при работе с внештатными сотрудниками, особенно если они находятся в разных правовых юрисдикциях. Риск кражи или неправомерного использования интеллектуальной собственности выше, что требует строгих договорных соглашений и надзора.

Интеграция и лояльность сотрудников:

• Недостаточная интеграция: Сотрудники, не укомплектованные персоналом, могут плохо интегрироваться в корпоративную культуру и существующие команды. Отсутствие сплоченности может привести к сбоям в коммуникации и снижению морального духа сотрудников.
• Проблемы с лояльностью: Сотрудники, не укомплектованные персоналом, могут чувствовать себя не столь преданными компании, как штатные сотрудники, работающие полный рабочий день. Это может повлиять на их мотивацию и производительность, что приведет к более высокой текучести кадров и снижению непрерывности проектов.

Скрытые издержки:

• Непредвиденные расходы: Хотя аутстаффинг может быть экономически выгодным, могут возникнуть скрытые затраты, такие как обучение, управление и интеграция. Эти расходы могут снизить общую экономию и повлиять на бюджет сильнее, чем предполагалось изначально.
• Долгосрочные инвестиции: В компаниях, которые в значительной степени полагаются на штатных сотрудников, может не хватать инвестиций в развитие внутренних талантов и способностей. Это может повлиять на долгосрочный рост и инновационный потенциал компании.

Юридические аспекты и соблюдение нормативных требований:

• Соблюдение нормативных требований: Ориентироваться в различных правовых и регулятивных средах может быть непросто. Обеспечение соответствия местному трудовому законодательству, налоговым нормам и отраслевым стандартам требует тщательного контроля и может увеличить административную нагрузку.
• Сложности с заключением договоров: Составление контрактов с поставщиками аутстаффинга и управление может быть сложным и отнимать много времени. Компании должны проследить, чтобы в контрактах четко определялись условия, обязанности и ожидания, чтобы избежать споров и юридических проблем.

Когда следует привлекать дополнительный персонал?

В каких ситуациях следует использовать ИТ-аутстаффинг? Напомним, что ИТ-аутстаффинг считается эффективным решением, позволяющим на некоторое время пополнить вашу команду новыми и опытными специалистами. Существует несколько причин, заставляющих компании рассматривать возможность использования аутстаффинга для реализации своих задач:

1. Нет финансовых возможностей нанять больше сотрудников для разработки продукта.
2. В городе нет квалифицированных разработчиков, обладающих соответствующими компетенциями.
3. Цель руководства компании — не тратить время на поиск новых сотрудников и не перегружать отдел кадров.  
4. Сосредоточенность на конкретном результате, проектной работе или временной функциональности.
5. Потребность в команде, которая лучше адаптирует продукт к своему региону.
6. Желание получать оплату исключительно за рабочее время, минимизируя затраты на персонал.

Еще раз стоит подчеркнуть, что не имеет значения, что новые сотрудники могут находиться в другой стране ил цифровом поясе, они будут выполнять порученную им работу по указанному проекту и под соответствующим контролем компании.

Аутсорсинг и аутстаффинг. Основные различия между моделями 

Существует два способа быстрого привлечения внешних специалистов в ваш отдел разработки — аутсорсинг и аутстаффинг персонала. Есть несколько ключевых различий между ними, о которых вам следует знать, прежде чем выбирать ту или иную модель.

Первое различие между аутсорсингом и аутстаффингом заключается в том, что аутсорсинг предполагает заключение контракта с внешней организацией на выполнение определенных бизнес-функций или процессов. Аутстаффинг предполагает наем внешних сотрудников через агентство, которые работают исключительно на компанию-клиента. Этими сотрудниками руководит непосредственно клиент, но официально они работают в аутстаффинговом агентстве.

Вторым отличием между вышеперечисленными моделями является их стоимость. Стоимость аутсорсинга, как правило, выше, чем стоимость аутстаффинга.

Третьим отличием является форма оплаты. Аутсорсинг оплачивается по факту выполненной работы (оплата проекта), которая указана в контракте. Оплата услуг наших штатных специалистов определяется количеством часов, которые они тратят на работу, и может быть изменена в любое время и на любом этапе проекта.

Четвертое отличие в том, что при аутсорсинге практически отсутствует контроль за тем, как проходит процесс разработки, в то время как при аутстаффинге всегда есть возможность определить, как идут дела и на какой стадии реализации находится проект. При аутсорсинге поставщик управляет проектом или функцией, а сотрудники работают на поставщика. А при внедрении модели аутстаффинга клиент управляет аутстаффинговыми сотрудниками. 

Пятое отличие заключается в том, что аутсорсинговая компания выполняет свою работу, как правило, в своем офисе, в то время как аутстафферы работают на территории компании, заказавшей услугу.

Шестое отличие – во времени выполнения работ. Как правило, аутсорсинг предполагает заключение контракта на длительный период и его продление, в то время как аутстаффинг — это взаимодействие со специалистом (ами) на короткий период (чаще всего до девяти месяцев), и дальнейшее продление контракта не предусмотрено.

Таким образом, у этих моделей есть ключевые отличия, которые позволяют вам заранее определить, какой из них отдать предпочтение при разработке проекта, чтобы не пожалеть о потраченном времени и финансах.

Преимущества выбора ИТ-аутстаффинга

Число компаний, выбирающих ИТ-аутстаффинг, растет с каждым годом благодаря комплексным преимуществам этой модели. Давайте рассмотрим их.:

Затраты снижаются.

Статистика показывает, что не менее 66% компаний в США пользуются услугами аутстаффинга, поскольку опытные разработчики требуют высоких зарплат, что является бременем для бизнеса. 

Найти нужного специалиста можно быстро.

Поскольку новые технологии внедряются очень быстро, компании вынуждены искать опытного специалиста в короткие сроки, чтобы не отставать от конкурентов. А аутстаффинг — это один из самых быстрых способов найти эксперта, не тратя много времени на процесс поиска.

Улучшается бизнес-структура компании.

С помощью аутстаффинга компания может сосредоточить свои ресурсы на достижении своих основных целей, в то время как внутренними процессами и настройками занимаются нанятые специалисты.

Высвобождаются ресурсы.

Для разработки программного обеспечения (ПО) вам нужны ресурсы. С аутстаффингом отпадает необходимость тратить деньги и время на бюрократические и административные процедуры. О них позаботятся нанятые сотрудники. Это особенно важно для тех организаций, которые только начали работать на рынке и которым необходимо экономно использовать свои ресурсы для работы.

Повышенная масштабируемость.

Компании, находящиеся на этапе запуска, часто обнаруживают, что не в состоянии масштабировать свою инфраструктуру. Для достижения этой цели следует увеличить команду специалистами из аутстаффинговой компании.

Благодаря вышеупомянутым преимуществам аутстаффинг становится все более распространенным на мировых рынках труда, и все больше компаний обращаются к нему для выполнения узкоспециализированных задач по разработке проектов.

И чтобы найти самую профессиональную команду на этом рынке, вам необходимо предпринять определенные действия, которые позволят вам это сделать. 

Семь действий по поиску лучшей организации по аутстаффингу

Чтобы нанять профессиональную компанию по аутстаффингу в сфере ИТ, рекомендуется выполнить несколько последовательных шагов.

1. Определить масштаб проекта
   Необходимо заранее определить, в чем будет заключаться специфика проекта, сколько специалистов в настоящее время не хватает компании и сколько экспертов будет нанято для запуска проекта. Только после этого вы можете начать обсуждать с возможным партнером по разработке дальнейшие действия.
2. Поиск кадровых компаний на рынке
   Поставщики услуг размещают объявления о себе на бизнес-форумах и специализированных сайтах, например, таких как Clutch, в поисковых системах. На них вы можете посмотреть, что это за компании, какие у них расценки и в чем именно они готовы помочь.  
3. Ознакомьтесь с портфолио, отзывами клиентов.
   Вам следует внимательно изучить портфолио компании и те данные, которые она предлагает о себе. Вы также можете ознакомиться с отзывами клиентов, которые ранее сотрудничали с ней, но необходимо помнить, что теперь отзывы можно настраивать по содержанию.
4. Интервью
   Следующим действием является собеседование с представителями компании, в ходе него вы можете узнать, есть ли у них опытные разработчики, какие проекты были реализованы и так далее. Если собеседование прошло успешно, то следует обсудить условия контракта.
5. Обсуждение условий контракта
   При обсуждении условий трудового договора учитываются различные юридические нюансы, от оценки услуг до сроков выполнения проектных задач, с определением ответственных лиц и т.д.
6. Координация контактов
   Необходимо создать удобный канал связи и мониторинга с разработчиками, чтобы быть в курсе текущих процессов и знать, на какой стадии находится реализация проекта.
7. Найм специалистов
   После того, как контракт составлен, условия работы определены, обязанности распределены, а ставки установлены, остается последний шаг — нанять новых сотрудников в отдел разработки. Они должны быть проинформированы о деталях, чтобы гарантировать своевременное завершение проекта без непредвиденных переносов сроков.

Почему именно мы 

Согласитесь, аутстаффинг — это очень удобная модель для решения оперативных задач вашего бизнеса. Наша команда всегда открыта и доступна, чтобы сделать ваши бизнес-процессы еще быстрее и эффективнее. И самое главное — получить в итоге именно тот результат, которого вы ожидали. Мы поможем вам найти лучших людей и экспертов для вашего бизнеса.

Аутстаффинг — это мудрое решение для продуманного менеджмента и возможность привлечь лучшего специалиста или команду для решения любых задач. Используйте мобильность в управлении персоналом, которую также предоставляет аутстаффинг.