От принятого оффера до первого рабочего дня: документы и шаги при найме через EOR в Беларуси

Кандидат принял оффер в пятницу, а руководитель рассчитывает, что уже в понедельник он приступит к работе. При найме в Беларуси такой график обычно слишком оптимистичен. После согласования условий нужно подготовить кадровые документы, оформить трудовой договор на русском или белорусском языке и выполнить необходимые формальности.

Если заранее знать, какие документы нужны и в какой последовательности их оформлять, процесс проходит гораздо проще. Разберём, что происходит между принятием оффера и первым рабочим днём сотрудника: какие документы подготовить, что предусмотреть в трудовом договоре и сколько времени заложить на оформление. Это поможет спланировать дату выхода без лишней спешки и переносов.

Кто за что отвечает при найме через EOR

При работе через Employer of Record юридическим работодателем в Беларуси выступает EOR-провайдер. Он заключает трудовой договор, начисляет зарплату, платит налоги и взносы и ведёт кадровый учёт, которого требует закон. Вы как клиент определяете задачи сотрудника и управляете его работой. Если вы только знакомитесь с этой моделью, на нашей странице об услуге EOR описано, как она устроена.

Обычно обязанности при оформлении распределяются так:

Этап	Клиент	EOR	Сотрудник
Условия оффера	Согласует зарплату, должность, дату выхода	Проверяет условия на соответствие законодательству	Принимает оффер
Документы	–	Запрашивает и проверяет	Предоставляет оригиналы или копии
Трудовой договор	Изучает английскую версию	Готовит и подписывает	Подписывает
Оформление в первый день	–	Приказ, инструктажи, кадровые записи	Знакомится с документами под подпись
Отчётность и зарплата	–	Подаёт сведения в ФСЗН, настраивает начисление зарплаты	Сообщает банковские реквизиты
Техника и доступы	Отправляет ноутбук, создаёт учётные записи	–	Подтверждает получение
План адаптации	Отвечает за него	Помогает с вопросами по местным правилам	Участвует

Помимо зарплаты вы оплачиваете услуги EOR-провайдера и взносы работодателя. Из чего складывается итоговая сумма, мы подробно разобрали в материале о стоимости EOR в Беларуси.

Шаг 1. Зафиксируйте условия (за 14-21 дней до выхода)

Устное согласие кандидата — хорошее начало, но подготовить договор EOR-провайдер сможет только после того, как ключевые условия будут закреплены письменно. Согласуйте их как можно раньше:

• Дата выхода. Оставьте хотя бы две недели. Большинству кандидатов нужно отработать срок предупреждения у текущего работодателя — по трудовому договору на неопределённый срок это обычно один месяц.
• Должность и обязанности. Они войдут в трудовой договор и должностную инструкцию, поэтому должны соответствовать реальной работе.
• Зарплата. Платить её нужно в рублях, но многие офферы привязаны к доллару. Решите, как будет работать привязка к курсу, ещё до подготовки договора.
• Испытательный срок. Законодательство Беларуси допускает испытание продолжительностью до трёх месяцев. Определитесь, нужен ли он вам.
• Формат работы. Офис, гибрид или полностью удалённая работа. От этого зависят формулировки договора — подробнее ниже.

Чаще всего задержки начинаются именно с зарплаты. Если вы ещё не составляли оффер с привязкой к доллару, посмотрите наш материал о том, как оформляют зарплату с привязкой к доллару в Беларуси.

На этом этапе стоит уточнить ещё один момент: по какому договору кандидат работает сейчас. Если у него не бессрочный трудовой договор, а контракт, уволиться досрочно может быть сложнее, и многое будет зависеть от согласия текущего нанимателя. Лучше выяснить это до того, как назначать дату выхода.

Шаг 2. Соберите документы

Когда условия согласованы, EOR-провайдер направляет новому сотруднику запрос на документы. Список небольшой, но некоторые позиции могут потребовать времени, если документов нет под рукой.

Что обычно предоставляет новый сотрудник

• Паспорт или ID-карту
• Трудовую книжку, если это не первое место работы
• Документ об образовании, если должность требует определённой квалификации
• Документ воинского учёта — для военнообязанных и призывников
• Документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учёта ФСЗН, если это не первое место работы
• Документы для налоговых вычетов, например на детей, если они положены
• Реквизиты счёта в белорусском банке для перечисления зарплаты

Почему трудовая книжка всё ещё важна

Электронные трудовые книжки в Беларуси пока не введены. Бумажная книжка остаётся официальным документом о трудовой деятельности, и всё время работы её хранит наниматель. Если новый сотрудник временно за границей, а его трудовая книжка лежит у родственников в Минске или ещё не забрана у прежнего работодателя, заранее предусмотрите курьерскую доставку. Это самая частая причина, по которой переносится дата выхода.

А как же персональные данные?

В Беларуси действует собственный Закон № 99-З о защите персональных данных. Отдельное согласие сотрудника на обработку данных при оформлении и ведении трудовых отношений не требуется — об этом подробно пишет «Экономическая газета». При этом EOR-провайдер всё равно обязан проинформировать сотрудника о том, как используются его данные, а в ваших собственных системах с ними стоит обращаться аккуратно, особенно если данные передаются за пределы Беларуси.

Шаг 3. Подготовьте трудовой договор

Трудовой договор — ключевой документ всего процесса. EOR-провайдер готовит его по белорусскому законодательству на русском или белорусском языке. Большинство провайдеров также делают английскую версию, чтобы клиент точно знал, что подписывает его новый сотрудник.

Бессрочный договор или контракт

В Беларуси используются два основных вида трудовых договоров. Трудовой договор на неопределённый срок не имеет даты окончания. Контракт заключается на определённый срок, обычно от одного года до пяти лет, и в Беларуси встречается очень часто. По контракту стороны должны письменно предупредить друг друга о продлении или прекращении трудовых отношений не позднее чем за месяц до окончания срока, поясняет «Экономическая газета».

Условие о дистанционной работе

Если сотрудник будет работать удалённо, в договоре это нужно прямо указать. С 2024 года, когда вступила в силу новая редакция Трудового кодекса, белорусское законодательство различает постоянную, временную и комбинированную дистанционную работу, а временная удалёнка может длиться до шести месяцев подряд.

Предполагается, что дистанционная работа по белорусскому договору выполняется на территории Беларуси. Если сотрудник хочет подолгу работать из другой страны, обсудите это с EOR-провайдером до подписания договора: такая ситуация может вызвать налоговые и юридические вопросы у обеих сторон. Основные изменения 2024 года собраны в обзоре поправок в Трудовой кодекс.

Защита интеллектуальной собственности и конфиденциальной информации

Для IT-ролей важнее всего два условия: передача прав на результаты интеллектуальной деятельности, чтобы написанный сотрудником код принадлежал вам, и конфиденциальность. EOR-провайдер должен обеспечить, чтобы права перешли от него как от юридического работодателя к вашей компании по договору оказания услуг. С соглашениями о неконкуренции ситуация иная. Белорусское законодательство ввело их для резидентов Парка высоких технологий, поэтому EOR-провайдер, не являющийся резидентом, как правило, не может на них опираться.

Шаг 4. Подпишите договор

Подписание — этап, на котором Беларусь сильнее всего отличается от стран, привыкших к электронной подписи. Традиционно трудовой договор подписывается в присутствии работника, а каждая страница нумеруется и подписывается сторонами — так выстроен и порядок приёма на дистанционную работу. Последующие документы — приказы, уведомления и многие дополнительные соглашения — теперь можно оформлять в электронном виде, но первый договор, как правило, по-прежнему подписывают на бумаге.

На практике это означает визит в офис EOR-провайдера в Минске или обмен бумажными экземплярами. Заложите на этот этап два-три дня, а если сотрудник живёт не в столице — больше.

Шаг 5. Оформление в первый рабочий день

В первый рабочий день EOR-провайдер завершает формальную часть найма. Обычно новый сотрудник:

• знакомится под подпись с приказом о приёме на работу;
• изучает и подписывает правила внутреннего трудового распорядка и должностную инструкцию;
• проходит вводный инструктаж по охране труда — он обязателен и для офисных, и для удалённых сотрудников;
• получает запись о приёме в трудовой книжке.

Хороший EOR-провайдер готовит все документы заранее, чтобы большую часть первого дня новый сотрудник провёл с командой, а не с бумагами.

Шаг 6. Отчётность и настройка зарплаты

В течение нескольких дней после выхода сотрудника EOR-провайдер подаёт в Фонд социальной защиты населения (ФСЗН) сведения о приёме по форме ПУ-2. Срок короткий и жёстко установлен — это одна из причин, по которым важен опытный провайдер. Кроме того, сотрудник подлежит обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве в Белгосстрахе. Взносы и в ФСЗН, и в Белгосстрах начисляются с первой зарплаты.

Зарплата в Беларуси выплачивается не реже двух раз в месяц, в рублях, на счёт в местном банке. Если вы планируете денежные потоки, в статье о выплатах сотрудникам EOR в Беларуси мы разобрали валюту, банки и сроки.

Клиенты часто спрашивают и о льготах ПВТ. На сотрудника, оформленного через EOR, налоговый режим Парка не распространяется: его работодатель — EOR-провайдер, а не резидент ПВТ. Поэтому при одинаковой сумме gross он может получить на руки немного меньше, чем в компании-резиденте.

Шаг 7. Подготовка с вашей стороны

Пока EOR-провайдер занимается юридической частью, за то, чтобы первая неделя прошла с пользой, отвечаете вы. Чаще всего что-то идёт не так в трёх местах:

• Ноутбук приходит с опозданием. Ввоз техники в Беларусь из-за рубежа может потребовать таможенного оформления и занимает больше времени, чем кажется. Поэтому многие клиенты покупают технику на месте или компенсируют её покупку сотруднику.
• Учётные записи не готовы. Почту, Slack, доступ к репозиториям и VPN нужно настроить до первого дня, а не в его процессе.
• За первую неделю никто не отвечает. Назначьте новичку наставника, подготовьте короткий список первых задач и определите контактное лицо.

Что делать после первой недели, подробно описано в нашем плане адаптации удалённых разработчиков из Беларуси на 90 дней.

Реалистичный график

Когда	Что происходит	Кто
За 21 день	Оффер принят, условия согласованы письменно	Клиент, сотрудник
За 18 дней	EOR запрашивает документы и начинает готовить договор	EOR
За 14 дней	Договор на русском и английском отправлен на согласование	EOR, клиент
За 10 дней	Заказана техника, запрошены доступы	Клиент
За 7–3 дня	Договор подписан, документы проверены	EOR, сотрудник
День выхода	Приказ, инструктажи, запись в трудовой книжке; знакомство с командой	EOR, клиент
1–5 дней после выхода	Подача сведений в ФСЗН, настройка зарплаты	EOR

Если кандидат ещё отрабатывает срок предупреждения у прежнего работодателя, всё, что происходит до последней недели, можно делать параллельно. Так большинство клиентов укладываются примерно в три недели от оффера до выхода.

Частые причины задержек и как их избежать

• Условия обсуждаются уже после оффера. Согласуйте зарплату, дату выхода и формат работы до того, как просить EOR-провайдера готовить документы.
• Трудовая книжка в другом городе или другой стране. Задайте вопрос о ней в первом же разговоре.
• Большой срок предупреждения. Уточните вид текущего договора кандидата и срок предупреждения до того, как назначать дату выхода.
• Техника застряла в пути. Заказывайте заранее или договоритесь о покупке на месте.
• Перевод подрядчика в штат. Если человек уже работает с вами как подрядчик, понадобятся дополнительные шаги — о них мы рассказали в материале о переводе подрядчиков в штат через EOR.

Частые вопросы

Сколько времени занимает оформление сотрудника через EOR в Беларуси?

Обычно две-три недели от принятого оффера до первого рабочего дня. Большая часть времени уходит на согласование условий, подготовку договора и сбор документов. Если у кандидата месячный срок предупреждения, оформление можно вести параллельно с ним.

Может ли сотрудник подписать трудовой договор удалённо?

Первый трудовой договор, как правило, по-прежнему подписывают на бумаге — лично или путём обмена бумажными экземплярами. Многие последующие документы, например приказы и дополнительные соглашения, можно оформлять в электронном виде.

Может ли сотрудник, оформленный через EOR, работать из другой страны?

Дистанционная работа по белорусскому договору, как правило, предполагает работу на территории Беларуси. Короткие поездки редко создают проблемы, но длительное пребывание за границей может повлечь налоговые и юридические вопросы, поэтому согласуйте его с EOR-провайдером заранее.

На каком языке составляется трудовой договор?

На русском или белорусском. Большинство EOR-провайдеров дополнительно готовят английскую версию для клиента, но юридическую силу имеет текст на русском или белорусском языке.

Можно ли заключить соглашение о неконкуренции с сотрудником EOR?

Как правило, нет. Соглашения о неконкуренции ввёл для резидентов ПВТ Декрет № 8 «О развитии цифровой экономики», а EOR-провайдер обычно резидентом не является. Основную защиту в этом случае обеспечивают условия о конфиденциальности и передаче прав на интеллектуальную собственность.

Можно ли установить испытательный срок?

Да, до трёх месяцев. Условие об испытании нужно закрепить в трудовом договоре до начала работы.

Распространяются ли на сотрудника EOR льготы ПВТ?

Нет. Льготы Парка действуют только для работников резидентов ПВТ, а сотрудник EOR облагается налогами в общем порядке. Что это означает на практике, показано в нашем сравнении gross и net в компаниях ПВТ.

Заключение

Найм через EOR в Беларуси связан с большим количеством бумаг, чем привыкли многие компании, но сам процесс вполне предсказуем. Согласуйте условия заранее, спросите о трудовой книжке в первом же разговоре и заложите несколько дней на подписание договора. При запасе в две-три недели новый сотрудник выйдет вовремя, со всеми оформленными документами и без проблем, которые придётся исправлять потом.

Планируете первый найм в Беларуси или расширяете команду? Свяжитесь с нами, и мы распишем график оформления под вашу конкретную роль.